Kunnossapitojärjestelmän valinta - mitä kannattaa ottaa huomioon?

(Kuva: Sari Pyyny oma arkisto)

Viime keväänä olimme kunnossapitojärjestelmän osalta risteyskohdassa; tuli tehdä päätös jatketaanko sen hetkisen toimittajan päivitettyyn järjestelmään vai vaihdetaanko kokonaan uuteen järjestelmään. Meille tuli tilaisuus miettiä mitä hyvää silloisessa kunnossapitojärjestelmässä oli ja mitä olimme jääneet järjestelmältä kaipaamaan. Joka tapauksessa oli selvää, että ilman kunnossapitojärjestelmää laajan toimintakentän (18 vedenottamoa, 11 vedenkäsittelylaitosta ja 325 km siirtovesijohtoa laitekaivoineen ja paineenkorottamoineen) hoitaminen olisi mahdotonta. Arttu Lehikoinen teki meille opinnäytetyön kunnossapitojärjestelmän päivittämisestä.

Käyttäjät ratkaisevat – Älä anna järjestelmän epäonnistua huonon käytettävyyden takia

Tärkeä, ellei jopa tärkein asia kunnossapitojärjestelmän valinnassa, on käyttäjien sitouttaminen siihen. Hieno modulaarinen järjestelmä muuttuu hyödyttömäksi, jos käyttäjät turhautuvat sen hitauteen ja jättävät huoltopäiväkirjamerkinnät sen takia tekemättä. Jos yhdenkin kirjauksen tekeminen on monen klikkauksen päässä ja siinä kuluu useampi minuutti, voi kirjausten tekemiseen kasvaa korkea kynnys. Parasta onkin jo järjestelmän hankintavaiheessa miettiä yhdessä, mitkä järjestelmäominaisuudet ovat juuri meidän organisaatiollemme oleellisia ja mitkä vain sumentavat ydintekemistä. Me Ylä-Savon Vedellä kokosimme listan asioista, jotka halusimme uudelta kunnossapitojärjestelmältä. Helppokäyttöisyys olikin yksi meidän tärkeimmistä valintakriteereistämme. Muita tärkeitä ominaisuuksia järjestelmälle oli käytettävyys erilaisissa olosuhteissa kuten mobiiliverkon kuuluvuusalueen ulkopuolella sekä käytettävyys eri laitteilla (tietokone- ja mobiilikäyttö).

Ota opiksi muiden kokemuksista

Muiden vesilaitosten käyttökokemukset eri kunnossapitojärjestelmistä olivat arvokkaita ja vaikuttivat meillä järjestelmän valintaan. Järjestelmien markkinoijat korostavat tuotteensa hyviä ominaisuuksia, mutta aito palaute järjestelmistä tulee niiden todellisilta käyttäjiltä. Järjestelmätoimittajat tarjoavat mielellään tietoa järjestelmiensä referenssikäyttäjistä, mutta erityisesti omaa laitosta kooltaan ja toiminnaltaan vastaavan vesihuoltolaitoksen käyttökokemukset on hyvä ottaa huomioon. Ideaalitilanteessa olisi mahdollista vierailla verrokkilaitoksilla, jolloin näkisi järjestelmien käyttöä ihan konkreettisesti arjen työtehtävissä; mikä toimii ja mikä tökkii. Aikataulun nopeuttamiseksi järjestimme etäpalaverit parin laitoksen kanssa ja saimme rehellistä palautetta järjestelmien käytöstä ilahduttavan hyvin.

Pidimme positiivisena asiana järjestelmätoimittajien tarjoamia demoversioiden kokeilumahdollisuuksia. Järjestelmän ominaisuudet avautuvat paremmin, kun pääsee itse kokeilemaan. Demo voi toisaalta olla sekä hyvä että paha; parhaimmillaan se antaa riittävän kattavan kuvan järjestelmästä, mutta pahimmillaan se vääristää järjestelmäominaisuudet suppeiksi ja valinnan tekeminen vaikeutuu.

Offline-toimivuus ja mobiilikäyttö – Näitä ominaisuuksia et voi unohtaa

Kuvittele mielessäsi tilanne: olet ajanut autolla puoli tuntia ja päässyt vihdoin kohteeseen ”keskelle ei mitään” ja havaitset laiterikon. Sinun tulisi saada tiedot laitteesta, sille tehdyistä huoltotoimenpiteistä ja varaosien sijainnista, mutta netti ei toimikaan syrjäisessä kohteessa. Siksi kunnossapitojärjestelmän offline-toimivuus on tärkeää, jotta tietoja voidaan hakea ilman nettiyhteyttä. Toisaalta voidaan myös tehdä kirjaukset järjestelmään jo paikan päällä ja ne siirtyvät järjestelmään, kun nettiyhteys palaa.

Nykyisessä maailmantilanteessa palvelimen sijainnillakin on merkitystä. Pidimme tärkeänä, että järjestelmäpalvelin sijaitsee Suomessa. Aiemmin kyseinen kriteeri olisi tuskin noussut niin tähdelliseksi kuin nyt.

Ylä-Savon Veden auto kentällä. (Kuva: Toni Korhonen, Ylä-Savon Vesi Oy)

Kunnossapitojärjestelmä, joka kasvaa ja muuttuu mukana – Näin vältät umpikujaan ajautumisen

Edellinen kunnossapitojärjestelmä ehti palvella meitä lähes 10 vuotta ja siinä oli omat hyvät ja näppärät ominaisuutensa. Uuteen järjestelmään totuttautuminen vie aikaa ja se täytyy vain hyväksyä. Osa ominaisuuksista tulee esille vasta järjestelmää käytettäessä pitemmällä aikavälillä ja voi tulla eteen tilanteita, että tarvitaan kokonaan uusia toimintoja ja työkaluja järjestelmään. Vuosien kuluessa vesilaitoksen toiminta saattaa muuttua ja laajentua. On hyvä ottaa huomioon jo kunnossapitojärjestelmää hankittaessa, että järjestelmätoimittajalla on olemassa mahdollisuus joustavasti laajentaa ja räätälöidä ohjelmaan lisäosia asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Myös tieto tuotekehityksestä kertoo, että järjestelmätoimittajalla on aito halu kehittää ja tuottaa palvelua myös tulevaisuudessa.

Sari Pyyny
käyttöinsinööri
Ylä-Savon Vesi Oy
Kirjoittaja on Vesilaitosyhdistyksen vesilaitosryhmän jäsen.

Ylä-Savon Vesi Oy on Ylä-Savon kuntien omistama tukkuvesiyhtiö, joka tuottaa hyvälaatuista talousvettä osakaskunnilleen, jotka ovat Iisalmi, Lapinlahti, Kiuruvesi, Vieremä ja Sonkajärvi. (Kuva: S.P. oma arkisto)

Ylä-Savon Veden toimittamasta vedestä noin 95 % on pohjavettä ja 5 % tekopohjavettä. Ylä-Savon Vesi on mukana pitkäjänteisessä ja laaja-alaisessa pohjavesialueiden suojelussa yhteistyössä osakaskuntien kanssa. Pohjavesialue. (Kuva: S.P. oma arkisto)